Facturación electrónica para colegios con Esemtia + Verifactu
06/11/2025
La facturación electrónica, obligatoria a partir de 2026, formará parte de la gestión cotidiana de los colegios y centros de FP, que emiten facturas por matrículas, servicios, convenios u otros servicios. Integrar un registro digital de facturas seguro y conectado con Hacienda a través de Verifactu, además de asegurar el cumplimiento de la ley, es una oportunidad para automatizar procesos y ganar en eficiencia.
Aquí, te explicamos el marco normativo de la Ley Crea y Crece y sus plazos, qué aporta Verifactu y cómo remitir las facturas de tu centro educativo a la AEAT directamente desde Esemtia. También veremos los beneficios de unificar gestión académica y facturación para ganar eficiencia y control.
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como «Ley Crea y Crece», pretende impulsar la digitalización empresarial en España, simplificando la creación de sociedades y combatiendo la morosidad. Como principal novedad para todas las empresas en activo, generaliza la facturación electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales, y con los clientes particulares que prefieran usar este medio.
La medida busca un mayor control de pagos entre empresarios y profesionales: las transacciones y sus plazos quedan registrados y se pueden verificar en todo momento, lo que ayuda a reducir impagos.
La norma establece el siguiente calendario de implantación de la facturación electrónica:
- 29 de julio de 2025: los fabricantes y proveedores de software de facturación deben tener listos sus sistemas (SIF/VERI*FACTU).
- 1 de enero de 2026: obligación para las empresas que tributan por el Impuesto de Sociedades.
- 1 de julio de 2026: obligación para el resto de empresas y autónomos.
La facturación electrónica
La factura electrónica es el instrumento establecido por la Ley Crea y Crece para controlar los procesos de cobro. Las facturas sencillas creadas con un documento de Word o Excel dejan de tener validez. En su lugar, las empresas deben implementar un software verificador (SIF) homologado que cumpla las siguientes garantías de autenticidad e integridad:
- Cada factura se registra en tiempo real en el momento de expedirse (el registro puede ser previo o simultáneo, pero en ningún caso posterior a la emisión).
- Una vez registrada una factura, no se puede modificar ninguno de sus datos manualmente. Los errores se corrigen mediante un documento rectificativo específico.
- Las facturas deben incluir un código QR para su identificación y consulta.
- Las facturas pueden ser leídas por el sistema electrónico de Hacienda (la AEAT) de forma automatizada. Para facilitar la transmisión en tiempo real, la AEAT ha habilitado el sistema Verifactu.
Qué es Verifactu
VERI*FACTU es el sistema implementado por la AEAT para remitir los registros de facturación electrónica homologados en tiempo real y por vía electrónica. Puede usarse mediante la aplicación gratuita de facturación de la AEAT o integrarse en soluciones de gestión como Esemtia.
- La ley Crea y Crece exige utilizar un Sistema Informático de Facturación (SIF) adaptado, pero la remisión inmediata a la AEAT con Verifactu es opcional. Sincronizar los registros de facturación con Hacienda mediante Verifactu refuerza la seguridad jurídica y facilita la contabilidad: cada factura se transmite al emitirse y se procesa automáticamente.
- En modalidad sin Verifactu, sigue siendo obligatorio usar un SIF que genera facturas homologadas a la nueva ley. La empresa tiene que intensificar las medidas de seguridad: conservar los registros de facturas con su firma electrónica, el log de eventos relevantes del software (arranque/parada, actualizaciones, etc.) y tener un sistema compatible para registrar las facturas en la AEAT cuando se le requiera.
Importante: Una vez elegida la opción de usar Verifactu, no se podrá modificar hasta el 31 de diciembre de 2025. En cambio, si aún no usas Verifactu, puedes activarlo y empezar a utilizarlo en cualquier momento.
Esemtia incorpora Verifactu: transmite tus facturas a la AEAT desde tu plataforma de gestión académica
Esemtia acompaña a todos los centros educativos que usan la plataforma en su transición a la facturación electrónica, para facilitar su adaptación a la Ley Crea y Crece de forma fluida y sin complicaciones. Los usuarios tienen la siguente opción para gestionar sus facturas:
- Desde ahora, Esemtia incorpora Verifactu para remitir las facturas directamente a la AEAT. La facturación se genera desde Esemtia y se envía a Hacienda en un solo clic.
Una plataforma «todo en uno» para gestionar tu centro educativo
Esemtia es una plataforma diseñada específicamente para centros educativos, que unifica la gestión académica, la administración y la comunicación con las familias en un entorno sencillo y seguro.
Sus módulos, esemtia | School, esemtia | Enfant, esemtia | FP y próximamente esemtia | Prácticas en empresas, se adaptan al día a día de cada etapa educativa para que tú te centres en ofrecer un servicio pedagógico de calidad a tus alumnos y sus familias.
¿Por qué Esemtia?
- Administración y facturación de forma rápida y segura
- Gestión académica: sistema de evaluación adaptado a las competencias LOMLOE
- Documentación adaptada a las 17 normativas autonómicas
- Comunicación con familias
- Entorno Business Intelligence basado en Power BI de Microsoft para tomar decisiones basadas en datos
Descubre más
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre facturación electrónica para colegios
¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica?
Para operaciones entre profesionales (B2B), la facturación será obligatoria cuando entre en vigor el calendario de implantación de la Ley Crea y Crece: el 1 de enero de 2026 para grandes empresas (que tributan al Impuesto de Sociedad) y el 1 de julio de 2026 para el resto de empresas y autónomos españoles. Con clientes particulares (B2C), será obligatoria en sectores de «especial trascendencia económica» y si el cliente lo solicita, por lo que el software de facturación debe estar adaptado igualmente.
¿Los colegios deben facturar electrónicamente?
Los colegios constituidos como empresas o fundaciones deberán usar la factura electrónica en sus transacciones con profesionales (B2B) cuando la normativa entre en vigor, al igual que el resto de sectores económicos. Con particulares, como las familias, será prescriptiva cuando realicen la matrícula por medios electrónicos o si el cliente la pide, por lo que será imprescindible adaptarse a la normativa en todos los casos.
¿Qué establecimientos están exentos de facturar electrónicamente?
En las transacciones entre empresas (B2B), la factura electrónica será obligatoria para todos los empresarios y profesionales a partir de 2026. En el comercio minorista a particulares (B2C), será obligatoria cuando el contrato se haga por medios electrónicos. El resto de establecimientos de venta a particulares no están obligados, salvo petición del cliente.
¿Verifactu será obligatorio para los colegios?
La Ley Crea y Crece obliga a las empresas y personas jurídicas sujetas al IVA, como los colegios, a usar un software de facturación homologado (SIF) conforme al RD 1007/2023 (modificado por RD 254/2025). Verifactu, la aplicación para enviar las facturas electrónicas a la AEAT automáticamente y en tiempo real formalmente es optativa, pero resulta más práctico integrarla que mantener un sistema alternativo.
Las empresas que decidan mantener un sistema «No Verifactu»:
- necesitan mantener su propio registro electrónico más mecanismos de seguridad locales (firma electrónica de cada registro, registro de eventos, etc.),
- deberán ser capaces de registrar sus facturas en el sistema de la AEAT cuando Hacienda se lo requiera.
Es decir, están menos protegidas antes inspecciones y requerimientos de Hacienda y pueden incurrir en costes de gestión adicionales.
Autor
Esemtia
EdTech inteligente para centros que crecen.
Con más de 15 años de experiencia, Esemtia, parte del ecosistema Everfield, es una solución EdTech líder en la gestión integral de centros educativos, desde infantil hasta formación profesional. Su plataforma conecta a toda la comunidad escolar y digitaliza los procesos clave del día a día: gestión académica, comunicación, administración y seguimiento del alumnado. Una solución robusta, intuitiva y en evolución constante, diseñada para facilitar la educación, no complicarla.
